Evenement Assistent Handreiking Evenementenveiligheid, deel IV

Inleiding
De casus Evenementen van het programma Slim geregeld, goed verbonden (hierna: Sggv) beproeft een concept voor de Evenement Assistent. Het doel van de casus is aan te tonen dat een lastenreductie voor het bedrijfsleven gerealiseerd kan worden door slimmer samenwerken tussen evenementenmakers en overheden. De Evenement Assistent ondersteunt de interactie tussen de evenementenmaker, het bevoegd gezag en de adviesdiensten van het bevoegd gezag. Deze ondersteuning vindt met name plaats voorafgaand aan het evenement: van vooraankondiging tot de verlening van de benodigde vergunningen voor het evenement. De Evenement Assistent is bedoeld voor ieder evenement: zowel vergunningplichtige als meldingsplichtige evenementen. De Evenement Assistent is derhalve toegankelijk voor professionele organisatoren en niet-professionele organisatoren en burgers.

Kenmerken van de Evenement Assistent
De belangrijkste kenmerken van de Evenement Assistent zijn:
 De Evenement Assistent stelt organisatoren in staat via één kanaal en één procesgang
alle noodzakelijke vergunningen en ontheffingen te verkrijgen voor een evenement. Dit geldt ook voor evenementen die gemeentegrensoverschrijdend zijn, met name evenementen met een route of parcours.
 De Evenement Assistent stelt organisatoren in staat elementen uit hun evenementendossier te hergebruiken voor een ander evenement (bijvoorbeeld bij jaarlijks terugkerende evenementen of rondreizende evenementen).
 De Evenement Assistent biedt overheden de mogelijkheid om hun taken in de Evenement Assistent uit te voeren (bijvoorbeeld advies schrijven, evenement op evenementenkalender zetten). Daarnaast is het voor overheden mogelijk op basis van berichtenverkeer een koppeling met de Evenement Assistent te realiseren en taken uit te voeren in eigen gemeentelijke applicaties.

Voor en door de ketenpartners
Het concept Evenement Assistent is ontworpen door publieke en private partijen, samenwerkend binnen het programma Slim geregeld, goed verbonden (www.sggv.nl) van het ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie.
Vanuit de evenementensector zijn ondermeer betrokken: VVEM (branchevereniging evenementensector), VSCD (theaters en theaterfestivals), VNPF (poppodia en festivals), NKB (kermissen), NOC*NSF (sportbonden), NOV (vrijwilligersorganisaties) en de VNCO (circussen). Aan de zijde van de overheid zijn betrokken: Gemeenten Zandvoort, Tiel en Utrecht, Veiligheidsregio Kennemerland, GHOR Utrecht, NVBR (brandweer en rampenbestrijding), het ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie en het ministerie van Veiligheid & Justitie.

Uitgangspunten
Onderstaande uitgangspunten zijn in het kader van de casus geformuleerd en gehanteerd ter afbakening van de reikwijdte van de Evenement Assistent:
 Definitie van een evenement
De Evenement Assistent gaat uit van de definitie van een evenement zoals vastgelegd in artikelen 2:24, 2:25 en 2:26 van de model-APV 2008 van de VNG.
 Ieder betrokken bevoegd gezag bij een evenement geeft één vergunning af
Voor een evenement is veelal een aantal ontheffingen van de APV en andere wet- en regelgeving noodzakelijk, waaronder een parkeerontheffing, ontheffing tijdelijk schenken van zwakalcoholische dranken en kleine kansspelvergunning. De Evenement Assistent gaat ervan uit dat ieder bevoegd gezag (gemeente, provincie, Rijkswaterstaat) voor alle aspecten die hen aangaan één omvattende beschikking afgeven, dit te allen tijde in het kader van een evenement.
 De Evenement Assistent is voor iedere aanvraag
De Evenement Assistent is bedoeld voor iedere aanvraag of melding van een evenement (aangekondigd evenement, gemeld evenement, regulier evenement, aandachtevenement, risicovol evenement). De Evenement Assistent dient derhalve toegankelijk te zijn voor zowel burgers als professionele organisatoren. De Evenement Assistent dient toegankelijk te zijn voor gemeenten en adviesdiensten.
 Uitvraagprotocol: wet- en regelgeving en Handreiking Evenementenveiligheid
Iedere vraag in het uitvraagprotocol waarmee organisatoren informatie verstrekken aan het bevoegd gezag om hun vergunning aan te vragen of melding te doen van een evenement is gebaseerd op de noodzaak voor het bevoegd gezag om over de informatie te beschikken in het kader van vergunningverlening zoals vastgelegd in wet- en regelgeving, of om het bevoegd gezag in staat te stellen de risico's van het evenement in te schatten. Het uitvraagprotocol is opgesteld met de Handreiking Evenementenveiligheid in het vizier. Met andere woorden de vragen zijn zodanig gerubriceerd dat deze direct aansluiten op de risicoscan in deze handreiking (zie ook bijlage I van deel II van deze handreiking).
De Handreiking Evenementenveiligheid gaat uit van het onderstaande procesmodel. De Evenement Assistent dient ter ondersteuning van stap 1 en stap 2.

Terug naar bibliotheek