Handreiking Multidisciplinair Veiligheidsplan Grootschalige evenementen

Inleiding
De organisator van een evenement is primair verantwoordelijk voor de veiligheid van de bezoekers en een ordelijk verloop van het evenement. Hiertoe dient de organisator een vergunningaanvraag in te dienen bij de desbetreffende gemeente.
Voor we verder gaan met de toelichting, geven we een algemene definitie van het begrip “evenement”.

Elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak, waaronder begrepen een herdenking, een braderie, een optocht, een feest of wedstrijd op of aan een openbare weg.

Met deze handreiking richten we ons voornamelijk op de categorieën: middelgrote en grote evenementen uit de evenementenanalyse regio Haaglanden.
Ter verduidelijking:
- Het gaat hier om evenementen met een zekere impact. Ook (qua thema) samenhangende kleine(re) evenementen die samen een relatief groot publiek aantrekken, vallen hieronder.
- Bezoekers kunnen uit de gemeente zelf, uit de regio, dan wel van verder komen (toeristen/recreanten).
- Niet iedere georganiseerde activiteit valt onder de definitie van een evenement.

De uitgangspunten voor het houden van een veilig evenement voor de organisatie en overheid zijn:
- Publiek moet een evenementlocatie tijdig en veilig kunnen verlaten;
- Hulpverleners moeten een evenementlocatie snel kunnen bereiken en materieel moet inzetbaar kunnen zijn;
- Het evenement mag bij het publiek geen gevoel van onveiligheid oproepen;
- Het evenement moet een feest blijven

Een vergunning kan geweigerd worden in het belang van de handhaving van de openbare orde en veiligheid, verkeersveiligheid of op grond van de volksgezondheid. De burgemeester heeft de bevoegdheid om op grond van de APV, de gemeentelijke Bouwverordening of overige gemeentelijke verordeningen voorwaarden en beperkingen te verbinden aan het evenement. Deze zullen gericht zijn op het handhaven van de veiligheid. Om deze voorwaarden te bepalen wint de gemeente advies in bij de hulpdiensten (politie, brandweer en GHOR (Geneeskundige Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen) en overige belanghebbenden. Wanneer de burgemeester het nodig acht dat de organisator een veiligheidsplan opstelt, wordt dit aspect opgenomen als voorwaarde voor het verlenen van de vergunning.

Deze handreiking is een handvest die de organisator van een evenement ondersteunt met het opstellen van het veiligheidsplan met bijbehorend bereikbaarheids- en communicatieplan.

Het plan bevat specifieke informatie betreffende het evenement. Hierbij dient rekening te worden gehouden met:
- Soort bezoekers
- Aantal bezoekers (met piekbelasting) Soort evenement
- Programmering
- Tijden (inclusief op- en afbouw)
- Locatie

Met het veiligheidsplan stelt de organisator zichzelf ten doel de veiligheid van publiek, medewerkers, omstanders en publieke eigendom te waarborgen. Het veiligheidsplan bevat de afspraken die zijn gemaakt tussen de organisator, gemeente, de hulpdiensten en eventuele derden met betrekking tot veiligheid. Een korte beschrijving van de crew van de organisator is tevens onderdeel van het veiligheidsplan. Hierbij zijn in het bijzonder de structuur en bijbehorende sturingslijnen van belang. Onderdelen van een veiligheidsplan is een duidelijke plattegrond (minimaal schaal 1:200) van het evenemententerrein en een bereikbaarheids- en communicatieplan. Afhankelijk van het evenemententerrein dient de organisatie een raster op de plattegrond aan te brengen ten behoeve van de communicatie met de hulpdiensten. Hierbij kan gedacht worden aan velden op grote open terreinen. Het veiligheidsplan is een dynamisch document. Relevante actuele ontwikkelingen dienen in het plan opgenomen te zijn. Doordat het document dynamisch is dient door de organisatie te worden aangegeven welke versie (datum en versienummer) het betreft, tevens dienen wijzigingen in het veiligheidsplan in het rood te worden aangegeven.

De gemeente is verantwoordelijk voor de regie van de voorbereiding en zorgt ervoor dat het overleg met de betrokken partners tot stand komt, deze overleggen worden dan ook genotuleerd door de gemeente.
Zoals eerder vermeld wint de gemeente advies in bij de hulpdiensten en overige belanghebbenden. Op basis van de gemaakte afspraken in de dienstenoverleggen, die vervolgens door de organisatie verwerkt worden in het veiligheidsplan, geven de hulpdiensten en overige belanghebbenden hun advies aan de gemeente. Op basis van deze adviezen kan de burgemeester bepalen of de evenementenvergunning wel of niet wordt verleend.
Bij een aantal grootschalige evenementen dienen ten aanzien van de bereikbaarheid door de organisatie en eventueel hulpdiensten zodanige maatregelen te worden genomen dat hiervoor een apart bereikbaarheidsoverleg gepland dient te worden. Ook in dit geval dient de gemeente het initiatief te nemen voor een bereikbaarheidsoverleg.
De organisator blijft te allen tijde verantwoordelijk voor de veiligheid van de bezoekers en een ordelijk verloop van het evenement, ook als de gebeurtenis niet in het veiligheidsplan is voorzien.

Terug naar bibliotheek