Wegwijzer Integraal Project Management
2013
Het IPM-model staat voor integraal projectmanagement en beschrijft een standaard organisatieopbouw voor projectteams van infrastructuurprojecten. De kern van dit model is dat voor ieder project een verantwoordelijke wordt benoemd voor vijf werkvelden om te sturen op het belang en de invulling van het betreffende werkveld:
- het overall projectmanagement
- de omgeving waarbinnen het project gerealiseerd wordt
- de technische oplossing die het beste past
- een goed en passend contract (en marktbenadering)
- de beheersing van het project
Het IPM-model heeft voor elk van deze werkvelden een rolhouder benoemd (in volgorde van de hierboven genoemde werkvelden): integraal projectmanager, omgevingsmanager, technisch manager, contractmanager en manager projectbeheersing).
Dat wij binnen DIVV dit IPM-model gaan gebruiken is natuurlijk niet voor niets. Dat doen we omdat we met de dienst een paar belangrijke accenten willen plaatsen:
Waarom gaan we in IPM investeren?
a) Onze projecten doen er voor de gemeente weer in positieve zin toe. Met als doel Amsterdam uitstekend bereikbaar te houden en onze projecten zo te managen dat het bestuur en de inwoners daar vooral plezier aan beleven (‘Parool-proof’). Daartoe dient bijvoorbeeld de rol van de omgevingsmanager binnen een project.
b) IPM organiseert tegenspraak in zijn projecten. Zodat alle afwegingen door het IPM projectteam gemaakt worden en geen perspectieven aandacht te kort komen. Elk werkveld (omgeving, techniek, contract, projectbeheersing en overall projectmanagement) krijgt de aandacht die het verdient!
c) Om die tegenspraak goed in te kunnen vullen en langs die weg op succesvolle projecten te sturen vraagt rolvolwassenheid van elke medewerker. Een duidelijk eigen werkveld en domein, maar ook de volwassenheid om het project vanuit alle perspectieven te willen en kunnen beschouwen. We stellen hoge(re) eisen aan elkaar. Met als doel de kracht, kennis en ervaring die in onze organisatie aanwezig is, nog beter te benutten.
d) Dan hoeven we niet meer van A tot Z alles te weten. De projecten worden complexer en alle werkvelden zijn in beweging. Dat vraagt veel kennis en ervaring in elk werkveld, en tegelijkertijd de competentie die samen kennis te benutten (in plaats van alles zelf te weten en kunnen).
Daarom investeren we in IPM!
Proactiviteit, scherpte, focus, consciëntieusheid en het nemen van verantwoordelijkheid zijn cruciale succesfactoren om IPM te laten slagen. Hierin hebben we allemaal nog een slag te maken. Daarom hebben we deze gedragskenmerken vertaald naar twee generieke competenties die gelden voor alle IPM-rolhouders: “initiatief” en “besluitvaardigheid” uit de competentiegids van de gemeente Amsterdam. Wat deze competenties precies inhouden, is uitgewerkt in hoofdstuk 2. De genoemde gedragskenmerken zie je terug in deze competenties.
Naast deze twee generieke IPM-competenties heeft iedere IPM-rol een rol specifieke competentie. De rol specifieke competentie geeft aan welk gedragskenmerk de invulling van de rol succesvol maakt enhet meest onderscheidend is van de andere rollen. Er is hierbij gekeken naar de competentieprofielen van de Rijkswaterstaat IPM-rollen.
De IPM-competenties zijn een aanvulling op de functiegerichte competenties (6 stuks). Door voor twee generieke en één rolspecifieke IPM-competenties te kiezen, houden we het totale aantal (6+2+5=13) competenties overzichtelijk.
Jaarlijks vindt binnen de afdeling Projecten 360 graden feedback plaats op de functiegerichte en IPM- competenties. Alle medewerkers, m.u.v. de stafmedewerkers, komen in aanmerking voor het vervullen van IPM-rollen. Zij worden daarom gemeten op zowel de functiegerichte als IPM-gerichte competenties. Onafhankelijk van de ambities en rolvolwassenheid van de medewerker worden alle IPM-competenties gemeten. Vanzelfsprekend wordt alleen de uitslag van de relevante IPM- competenties (passend bij de ambities en ontwikkelmogelijkheden van de medewerker) gebruikt voor het maken van de leer- en opleidingsplannen. De IPM-competenties moeten nog worden geformaliseerd.
Een korte typering per IPM-rol met tussen haakjes de rolspecifieke competentie:
1. Projectmanager is eindverantwoordelijk (aansturen).
2. Manager projectbeheersing is verantwoordelijk voor het sturen op evenwicht tussen scope,
planning, budget, kwaliteit, risico’s, informatie, organisatie en de beleidsdoelstellingen van het project (oordeelsvorming).
3. Omgevingsmanager is verantwoordelijk voor de acceptatie van het projectresultaat binnen de gestelde kaders in de projectopdracht (sociabiliteit).
4. Technisch manager is verantwoordelijk voor een realiseerbaar projectresultaat conform de eisen aan het projectresultaat (inventiviteit).
5. Contractmanager is verantwoordelijk voor het inkoopplan, de contractering, contractbeheersing en realisatie (stressbestendigheid).
Daarnaast is er nog de rol voor de onafhankelijke projectcontroller door de afdeling (Financiën, Control en Audit (FCA).
IPM is een samenwerkingsmodel waarbij het managen van de raakvlakken tussen de vijf rollen cruciaal is. Zo levert bijvoorbeeld de omgevingsmanager de eisen en wensen van de omgeving ten aanzien van het projectresultaat aan de technisch manager. De technisch manager vertaalt op zijn beurt de input van de omgevingsmanager en andere vraagspecificaties in een uitwerking voor de marktpartij die het werk (verder voorbereidt,) uitvoert (en onderhoudt). De samenwerking tussen de rollen is van groot belang om deze processen soepel te laten verlopen en daarom is het gedrag van de rolhouders cruciaal in het samenwerkingsmodel.
Het IPM-model is onderdeel van het kwaliteitssysteem voor infra-projecten van DIVV: de kubus. De kubus is opgebouwd uit drie delen:
1. De Gouden Standaard: De 10 gouden regels hoe we aan projecten werken (nog in ontwikkeling).
2. Het PBI (planvorming, besluitvorming infrastructuur). Het PBI is de Amsterdamse handleiding voor
de planvorming, realisatie en besluitvorming over infrastructuur.
3. Het IPM-model.
De kubus is deels gevuld en deels nog in ontwikkeling (blijft continu in ontwikkeling) en staat op intranet van DIVV.