Aanbesteden
Samengevat
Als een opdrachtgever werkzaamheden wil laten uitvoeren of goederen wil aanschaffen, dan wil men dat doen tegen zo gunstig mogelijke voorwaarden. Door middel van een aanbesteding kan de opdrachtgever zulke gunstige voorwaarden realiseren. Daartoe wordt aan bedrijven gevraagd om volgens een vooraf vastgestelde procedure een aanbieding (lees: offerte) te doen.
Doel van de aanbesteding is dat voor zowel opdrachtgever als opdrachtnemer volstrekt eenduidig is wat wordt gevraagd. De opdrachtgever wil zoveel mogelijk waar voor zijn geld hebben. De opdrachtnemer moet zeker weten dan men alle beschikbare kennis die noodzakelijk is, ontvangt van de opdrachtgever.
De vooraf vastgestelde procedure (de aanbestedingsprocedure) houdt in dat omschreven is:
- Wat wordt er gevraagd
- Onder welke voorwaarden (kwaliteit, tijd, hoeveelheid)
- Kosten (rekening houdend met totale prijs, verrekenprijs, et cetera)
- Voorwaarden voor gunning.
De aanbestedingsprocedure moet eenduidig zijn. Voor de inschrijvers moet eenduidig zijn wat geleverd c.q. uitgevoerd moet worden. Onduidelijkheid in de aanbesteding is de basis voor arbitrage en rechtzaken.
In de aanbieding die de bedrijven doen, staat normaal gesproken opgenomen wat men levert, hoe men te werk gaat en eventuele randvoorwaarden voor de uitvoering c.q. levering. Ook staat de prijs in de aanbieding. De prijs kan een totaalprijs zijn maar ook een verrekenprijs voor een of meerdere onderdelen. Ook een combinatie van vaste prijs/prijzen met verrekenprijzen komt voor. Men kan drie zaken aanbesteden:
- Werken: bijvoorbeeld het bouwen van een brug, een gebouw of infrastructuur
- Dienst: het verrichten van werkzaamheden zoals consultancy of inhuur van personeel
- Leveringen: het leveren van goederen zoals kantoormeubilair, machines of auto's.
Uiteraard kan een aanbesteding ook combinaties hiervan betreffen,
Een aanbesteding heeft tot doel om zowel een aanbieding te krijgen met gunstige voorwaarden voor de opdrachtgever, alsook om partijen een gelijke kans te bieden bij deze aanbesteding. Voor grote opdrachten zijn overheden verplicht om een openbare aanbesteding te doen (zie ‘drempelwaarden’). Voor kleinere bedragen hebben overheden, en soms ook grotere bedrijven, hun eigen beleid opgesteld. Voor de terminologie:
- Openbare aanbesteding: dan kan iedereen inschrijven op de aanbesteding. Overheidsaanbestedingen bóven een bepaald bedrag móeten openbaar
- Aanbesteding met voorselectie: dan kunnen alleen bedrijven inschrijven die vooraf zijn geselecteerd. Dan wordt de drempelwaarde niet overschreden
- Ondershands: dan wordt een opdracht direct aan één bedrijf gegund. Veelal betreft dit kleinere opdrachten conform het eigen aanbestedings- en inkoopbeleid.
In Nederland geldt voor overheden de Aanbestedingswet, er 1 juli 2016 de nieuwe Aanbestedingswet. Voor aanbesteden zijn daarbij de belangrijkste documenten:
- Gids Proportionaliteit (2016, Min. EZ)
- Aanbestedingsreglement Werken 2016 (Min. EZ)
- EIB: 'EMVI, tenzij...' (2013)
- De Standaard RAW Bepalingen 2015 (CROW).
Voor aanbestedingen boven een drempelbedrag (zie wetgeving en zie artikel 7 van de Europese richtlijn nr. 2004/18/EG) moet een aanbesteding 'europees'. Als aanbestedingen ónder het drempelbedragen zitten, dan kan de overheidsopdrachtgever werken volgens het eigen aanbestedingsbeleid. Elke overheid mag zijn eigen aanbestedingsbeleid opstellen. Hierin kan bijvoorbeeld staan tot welk bedrag opdrachten 1 op 1 gegund mogen worden aan een bedrijf. Zie ook ontwerp.
Niet alleen laagste prijs
Het is met de aanbestedingswet verboden om opdrachten alleen te gunnen op de laagste prijs. De opdracht moet worden gegund op grond van de economisch meer voordelige inschrijving, oftewel EMVI (lees ook 'EMVI als kans').
Met de volgende zaken moet rekening worden gehouden bij aanbesteding: social return en duurzaamheid.
Contractvormen
De opdrachtnemer kan (en wil!) vaak meer doen dan alleen een project aanleggen. Er zijn moderne contractvormen ontwikkeld die het mogelijk maken dat een opdrachtnemer ook het ontwerp doet, maar bijvoorbeeld ook het onderhoud/beheer en de expploitatie. Zelfs de financiering van het project kan onderdeel van de opdracht zijn.
Kwaliteit en vakmanschap
Met EMVI is het mogelijk om meer aandacht te geven aan de prestaties van de opdrachtnemer. Met de methoden van past performance en best value procurement (= BVP, zie Rijkswaterstaat 'Inschrijvings- en beoordelingsdocument Niet-openbare procedure Best Value projecten' (2014)) wordt eerder geleverde kwaliteit en vakmanschap onderdeel van de waardering van de aanbieding.
BVP vraagt om goede samenwerking en vertrouwen tussen opdrachtgever en opdrachtnemer.
Ook door te werken met bouwteams wordt meer kennis, kwaliteit en vakmanschap ingebracht in een projectn. Bij bouwteams kan de opdrachtgever zelf ook een actieve rol vervullen. Voor meer achtergronden over bouwteams kijk op 'Werken met bouwteams'. Hier zijn de uitgangspunten en aandachtspunten voor bouwteams beschreven.
Geschillen
Bij eventuele geschillen zijn er mogelijkheden om hierover een geordende discussie met elkaar te voeren. Het gaat om:
De manier hoe met geschillen omgegaan moet worden, is veelal opgenomen in de aanbestedingsdocumenten.
Nieuwe aanbestedingswet
Sinds 1 juli 2016 is de nieuwe Aanbestedingswet in werking. Dit houdt ook in dat het Aanbestedingsreglement werken 2016 van kracht wordt en de nieuwe Gids Proportionaliteit.
Wetgeving
Alle overheids-aanbestedingen moeten voldoen aan de regelgeving. Qua regelgeving heeft men te maken met:
- Europese regelgeving: De Europese regelgeving streeft er naar om een Europese interne markt te bewerkstelligen voor opdrachten van de overheid. De basis van de regelgeving wordt gevormd door drie Europese richtlijnen:
- Europese richtlijn nr. 2004/17/EG: Richtlijn voor specifieke sectoren van diensten, werken en leveringen
- Europese richtlijn nr. 2004/18/EG: richtlijn voor alle sectoren, met uitzondering van de specifieke sectoren
- Europese richtlijn nr. 2014/24/EU: richtlijn betreffende het plaatsen van overheidsopdrachten.
De Europese regelgeving schrijft voor dat openbaar aanbesteden geldt voor nationale overheid, gemeenten, provincies, waterschappen, publiekrechtelijke instellingen, en speciale sectoren zoals water- en energievoorziening en vervoer.
- Aanbestedingswet: de wetgeving hiervoor is geregeld in de Aanbestedingswet. De wet bestaat uit vier delen:
- Algemene bepalingen
- Handelt over overheidsopdrachten, prijsvragen en concessieopdrachten in brede zin
- Is vergelijkbaar met deel 2 maar dan voor speciale sectoren
- Overige bepalingen.
http://www.youtube.com/watch?v=OkVNNkMgaEQ
De Aanbestedingswet regelt een aantal zaken:
- Proportionaliteit: De eisen die bij een aanbesteding aan een ondernemer worden gesteld moeten in verhouding staan tot de opdracht. Dat staat in de Aanbestedingswet. Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat een kleine ondernemer niet alle risico's van een bouwproject hoeft te dragen, wanneer deze ondernemer zich onmogelijk kan verzekeren tegen al deze risico's. Dit is uitgewerkt in de Gids Proportionaliteit (2016, Min. EZ). Het artikel 'Social return, mkb en het proportionaliteitsbeginsel: een goede verhouding?' uit 2013 (Hornstra en Werkman-Bouwkamp van de Hanzehogeschool Groningen) gaat verder in op proportionaliteit
- Geen clustering: Opdrachten mogen in principe niet meer op zo'n manier worden geclusterd dat kleinere bedrijven geen kans meer maken. Een bedrijf met bijvoorbeeld 120 vestigingen mag niet de schoonmaak van alle gebouwen bundelen in 1 aanbesteding. Daardoor maakt een klein schoonmaakbedrijf namelijk bij voorbaat al geen kans meer. Besluit een aanbestedende dienst een opdracht toch te clusteren? Dan mag dat alleen met een goede motivering
- Eigen verklaring: Ondernemers kunnen voortaan met een zogeheten eigen verklaring aangeven dat ze voldoen aan de gestelde eisen. Tot nu toe moesten álle deelnemers aan een aanbesteding originele bewijsstukken aanleveren; dat kost veel tijd en moeite. Op grond van de Aanbestedingswet hoeft alleen de winnende ondernemer dat te doen. Deze eigen verklaring maakt het voor ondernemers gemakkelijker om mee te doen aan een aanbesteding
- Aanbestedingsreglement: Vooral bij opdrachten die niet Europees worden aanbesteed, volgden aanbestedende diensten voorheen verschillende procedures. Dat leidde tot extra lasten voor bedrijven. De Aanbestedingswet stelt daarom het gebruik van het Aanbestedingsreglement Werken 2016 (ARW) verplicht volgens het 'pas toe of leg uit'-principe voor opdrachten met een waarde onder de Europese drempelwaarden. In het ARW is elke aanbestedingsprocedure helemaal uitgeschreven. Op deze manier is het voor iedereen duidelijk hoe de aanbestedingsprocedures behoren te verlopen
- Maatschappelijke waarde: misschien wel de belangrijkste bepaling is die gaat over het creëren van maatschappelijke waarde in artikel 1.4 lid 2. Hier staat:
De aanbestedende dienst of het speciale-sectorbedrijf draagt zorg voor het leveren van zo veel mogelijk maatschappelijke waarde voor de publieke middelen bij het aangaan van een schriftelijke overeenkomst als bedoeld in het eerste lid.
Hier staat in niet juridische tekst dat aanbesteden op uitsluitend prijs als gunningscriterium niet meer is toegestaan. Dit heeft geleid tot het ontstaan van de methodiek van EMVI: Economisch meest voordelige investering. In de praktijk wordt dit 'EMVI tenzij...' genoemd.
- Overheden móeten openbaar aanbesteden boven een drempelbedrag. Deze Europese drempelwaarden voor overheidsopdrachten zijn vastgelegd in artikel 7 van de Europese richtlijn nr. 2004/18/EG. Drempelwaarden voor speciale sectoren zijn vastgelegd in richtlijn Europese richtlijn nr. 2004/17/EG. De Europese Commissie stelt elke twee jaar nieuwe drempelwaarden vast. Hieronder zijn de drempelbedragen gegeven zoals ze gelden voor de jaren 2015-2016 conform de EU-Richtlijn 2014/24/EU. De drempelbedragen worden elke twee jaar aangepast door de EU.
Bron: www.pianoo.nl
Voor aanbestedingen die lager zijn dan dit drempelbedrag, is het beleid van de betreffende organisatie van toepassing (zie voor voorbeelden beleid). Over het algemeen worden de volgende manieren van aanbesteden aangehouden:
- Enkelvoudig onderhands: Dan wordt aan één aanbieder gevraagd om een aanbieding te doen. Dan gaat het om relatief kleine bedragen of om werkzaamheden die zo specialistisch zijn, dat ze redelijkerwijs maar door één bedrijf uitgevoerd kunnen worden. Dat kan ook het geval zijn bij verlenging van lopende werkzaamheden
- Meervoudig onderhands: Hierbij worden meerdere bedrijven gevraagd om een offerte uit te brengen. Dit aantal is beperkt. De selectie van bedrijven is op basis van ervaringen met het bedrijf. CROW heeft hiervoor met Anacon Infra een voorbeeld voor een leidraad voor meervoudige onderhandse aanbesteding opgesteld voor bij een RAW-bestek
- Aanbesteding: dit is een variant op de Europese aanbesteding maar dan onder het drempelbedrag. Een aanbesteding kan worden opgeknipt in twee fasen:
- Selectiefase: op basis van criteria van de opdrachtgever wordt een aantal inschrijvers geselecteerd
- Offertefase: de geselecteerde inschrijvers wordt gevraagd om een offerte uit te brengen. De offerte wordt beoordeeld op vooraf vastgestelde en bekendgemaakte criteria
De aanbesteding kan ook zonder selectiefase worden uitgevoerd.
- Onderhandeling en dialoog: Na aankondiging van een mogelijke opdracht kunnen bedrijven zich inschrijven. Dan volgt een onderhandeling of na een dialoog met de inschrijvers. Een beperkt aantal inschrijvers wordt gevraagd om een offerte uit te brengen. Een variant is dat er wordt ingeschreven maar er over de voorwaarden met de inschrijvers onderhandeld kan worden
Voor complexe aanbestedingen waarbij van een inschrijver veel inspanningen worden gevraagd, kan een 'rekenvergoeding' worden gegeven door de opdrachtgever. Daarmee wordt enigszins tegemoet gekomen in de kosten die de inschrijver maakt. Doel van de vergoeding is om kwalitatief goede inschrijvingen te ontvangen.
- Wetgeving voor de projecten: werken moeten bijvoorbeeld voldoen aan onder andere milieuwetgeving maar ook aan Arbo-regelgeving. Diensten moeten onder andere voldoen aan Arbo-regelgeving. Zo dient men zich in de voorbereiding te realiseren welke wettelijke regels van toepassing zijn op de aanbesteding. Daarbij moet ook gedacht worden aan regels tijdens de uitvoering van het project (zoals meldingen die tijdig gedaan moeten worden, vergunningen die aangevraagd moeten worden, beperkingen vanuit regelgeving zoals de Flora- en faunawet, conformiteit met het bestemmingsplan)
- Eigen beleid: een organisatie zoals een gemeente, waterschap of een provincie heeft veelal eigen aanbestedingsbeleid. Aangezien overheden hun uitgaven moeten verantwoorden, zullen ze sneller tot een aanbesteding overgaan. Het beleid geeft hiervoor de voorwaarden. De VNG (Vereniging Nederlandse Gemeenten) heeft in 2012 een model-beleid opgesteld voor inkopen en aanbesteden. Dit model voldoet aan de vereisten van de Aanbestedingswet. Enkele voorbeelden van aanbestedingsbeleid staan bij ' ontwerp'.
Alle Europese aanbestedingen zijn terug te vinden op Aanbestedingskalender en op Tendernet.
http://www.youtube.com/watch?v=8AZVXQVZvXQ
Social return
De definitie van social return on investment (SROI, kortweg social return) is:
'Social return afspraken hebben als doel een bijdrage te leveren aan het vergroten van de arbeidsparticipatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt en wordt als onderdeel bij aanbestedingen verplicht gesteld'
Bij aanbestedingen door de overheid wordt voor aanbestedingen groter dan € 250.000 geëist dat mensen met grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt worden ingezet.
Social return is goed bruikbaar in beheer en onderhoud van de openbare ruimte. Veel werk wordt daar al lang gedaan door mensen die in dienst zijn van een sociale werkplaats. Hiervoor gelden soms ook financiële regelingen zoals loonkostensubsidie, proefplaatsingen en no risk polissen.
Zie ook: stichtingsocialreturn.nl
De Participatiewet voegt de Wet werk en bijstand, de Wet sociale werkvoorziening en de Wajong samen. Er is straks één regeling voor iedereen die extra hulp nodig heeft om aan het werk te komen. De gemeenten gaan deze wet uitvoeren. De Sociale werkvoorziening blijft bestaan voor mensen die per 31 december 2014 een arbeidsovereenkomst hebben met een SW-bedrijf. Per 1 januari 2015 kunnen er geen nieuwe mensen meer in de sociale werkvoorziening instromen. Gemeenten krijgen budget om 30.000 beschutte werkplekken te creëren. Zo blijft een beschutte werkomgeving mogelijk voor mensen die dit echt nodig hebben. De Wajong blijft bestaan voor mensen die volledig en duurzaam arbeidsongeschikt zijn. De hele Wajong-groep wordt herbeoordeeld op arbeidsvermogen. Wajongers die geen arbeidsvermogen hebben, behouden hun Wajong uitkering. Wajongers die wel arbeidsvermogen hebben, gaan over naar gemeenten en vallen onder de Participatiewet.
De Participatiewet is per 1 januari 2015 in gewijzigde vorm van kracht.
Beleid
Overheden moeten voldoen aan de Europese regelgeving en aan de voorwaarden die de Aanbestedingswet stelt. Tevens kan er aanvullend beleid gelden dat door de eigen organisatie of door andere organisaties is gesteld. Bijvoorbeeld voor werken: bij de aanbesteding van een weg door een waterwingebied kunnen er regels gelden die door het waterwinbedrijf zijn opgesteld ter bescherming van het grondwater. Iets dergelijks kan ook gelden voor archeologie, beperkingen vanuit de flora en fauna, bescherming van natuur, tracés voor kabels en leidingen, beperkingen door verontreinigingen in de ondergrond.
Overheden stellen voor aanbesteden vaak eigen beleid op. Het eigen beleid betreft bijvoorbeeld:
- Procedures hoe om te gaan met aanbestedingen die onder het drempelbedrag liggen waarvoor Europese aanbesteding noodzakelijk is
- Aanvullende bepalingen op beleidsterreinen. Dat kan bijvoorbeeld gaan over duurzaamheid, participatie, social return, bevorderen inschrijven op aanbestedingen door MKB, et cetera
Enkele voorbeelden van inkoop- en aanbestedingsbeleid:
- Gemeenschappelijke regeling Drechtsteden: 'Inkoop en Aanbestedingsbeleid' (2013)
- Gemeente Edam-Volendam: 'Nota Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2016' (2015)
- Gemeente Leudal, Nederweert, Roermond en Weert: 'Inkoop- en aanbestedingsbeleid (conform beleid VNG)' (2013) en 'Inkoop- en aanbestedingsreglement' (2013)
- RUD Utrecht: 'Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2016' (2015)
- Waterschap Noorderzijlvest: 'Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2013 - 2016' (2013)
- Provincie Utrecht: Inkoop- en aanbestedingsbeleid provincie Utrecht 2014 (2014)
De VNG heeft in 2012 een model hiervoor opgesteld: Model inkoop- en aanbestedingsbeleid 2012. Dit model kan ook voor andere overheden dan gemeenten gebruikt worden. Het EIB heeft in 2013 onderzoek gedaan naar het proces van aanbesteden. De bevindingen staan in het rapport 'De feiten rond aanbesteden'. Het effect van de nieuwe Aanbestedingswet (versie 2012 wordt hier bedoeld) is onderzocht door MKB INFRA in het rapport 'Monitor Nieuwe Aanbestedingswet' (2013) en ook in het artikel 'Social return, mkb en het proportionaliteitsbeginsel: een goede verhouding?' uit 2013 (Hornstra en Werkman-Bouwkamp van de Hanzehogeschool Groningen).
Kostentechnische voorwaarden
Het budget van de opdrachtgever zal een belangrijke randvoorwaarde zijn. Door een goede wijze van aanbesteden te kiezen, kan voorkomen worden dat de opdrachtgever in een later stadium extra kosten moet maken, die niet worden voorzien. Deze extra kosten hebben veelal te maken met onvoorziene omstandigheden of risico’s die men zelf heeft genomen. Hierbij kunnen verschillende wegen worden gevolgd:
- Alle risico's zoveel mogelijk bij het bedrijf neerleggen: bedrijven zullen dan de risico's wegen en meenemen in de kosten. Een hoger bedrag voor het werk, de dienst of de levering zal het gevolg zijn.
- Risico's zoveel mogelijk zelf nemen: het omgekeerde zal het resultaat zijn. Echter, er kunnen daarmee flinke risico's kleven aan een project.
- Risicoafweging: dat is de meest gebruikte weg. Risico's die de organisatie zelf kan dragen, worden zelf genomen. Voor de andere risico's wordt een afweging gemaakt wat zelf gedragen kan worden en welke risico's beter door het bedrijf overgenomen kunnen worden. Inhuur van expertise bij de risicoafweging kan zinvol zijn.
EMVI
EMVI is de afkorting van 'Economisch meest voordelige inschrijving'. Hieronder wordt verstaan dat een openbare aanbesteding niet alleen over prijs gaat maar ook over kwaliteit en meer specifiek de combinatie van prijs en kwaliteit. De goedkoopste inschrijving hoeft op termijn namelijk niet de meest voordelige inschrijving te zijn. Lees ook 'EMVI als kans'.
Aan de hand van criteria die door (of namens) de opdrachtgever worden opgesteld vindt een afweging plaats tussen deze aspecten. De criteria worden gewogen in punten of omgerekend in geld. Hierover zijn meerdere documenten beschikbaar.
- EIB: 'EMVI, tenzij...' (2013)
- Stichting Research Rationalisatie Bouw: 'EMVI & Duurzaamheid' (2012)
- Rijkswaterstaat: 'Handleiding EMVI' (2011)
Door CROW is de methode 'Gunnen op waarde' (2007) ontwikkeld. Hierin wordt de omgang met wegingsfactoren op een praktische wijze uitgelegd. Het is daarvoor een standaard werk. De Aanbestedingswet verplicht het gebruik maken van EMVI. Alleen gunnen op prijs moet worden gemotiveerd door de aanbesteder.
CROW heeft voor inspiratie van de aanbesteder de EMVI-criteria-bibliotheek gemaakt. Deze bibliotheek is op de website van CROW te vinden. De criteria zijn geordend volgens onderstaande figuur.
Figuur: EMVI-criteriabibliotheek. Bron: CROW
Contractvormen
Voor aanbestedingen werd het in het verleden simpel: de opdrachtgever bedacht hoe het moest worden en schreef daar een bestek voor. Daarop kon worden ingeschreven. Inmiddels wordt er steeds meer aan de markt overgelaten. Dat brengt nieuwe contractvormen met zich mee:
- Werkomschrijving: in een werkomschrijving staat een (globale) omschrijving van de werkzaamheden. Geschikt voor kleinere en eenvoudige werkzaamheden
- Bestek: in het bestek staat exact omschreven wat er gerealiseerd moet worden. In Nederland wordt veel gebruik gemaakt van het standaard RAW-bestek van CROW. Het bestek is geschikt voor alle soorten projecten. Aan de inschrijvers wordt niet, of beperkt, gevraagd om mee te denken over het te realiseren werk. Het RAW-bestek van CROW is in 2015 vernieuwd. De Standaard RAW Bepalingen 2015 zijn nu het uitgangspunt voor bestekken
Standaard RAW-bepalingen. Bron: CROW
- Dienstverleningsovereenkomst: overeenkomst van de beheerder, dan wel vergunninghouder, over het uitbesteden van de werkzaamheden in het kader van de uitoefening van de wettelijke taken. Daarmee kunnen bijvoorbeeld taken voor het beheer naar een sociale werkplaats worden uitbesteed. Zie ook de 'Model dienstverleningsovereenkomst ARVODI 2014' van het Ministerie van Algemene Zaken
- Design and construct: dan wordt in functionele eisen door de opdrachtgever omschreven wat er gerealiseerd moet worden. De inschrijver maakt vervolgens een passend ontwerp en bouwt het eigen ontwerp. De opdrachtgever voert daarmee meer regie. Dat vraagt om een andere wijze van samenwerken tussen opdrachtgever en inschrijver
- Design, construct and maintain: in aanvulling op het bovenstaande doet gedurende een vooraf bepaalde periode de inschrijver ook het onderhoud van het werk. De kwaliteitscriteria waaraan het onderhoud moet voldoen dienen vooraf eenduidig te zijn vastgelegd
- Design, build, finance and maintain: In aanvulling op het bovenstaande verzorgt de inschrijver ook de financiering van het werk. Daarmee is de rol van de opdrachtgever in hoge mate gewijzigd ten opzichte van 'bestek' c.q. ' werkomschrijving'
- Design, build, finance, maintain and operate: De toevoeging op het voorgaande is dat de inschrijver ook de expoitatie/operatie voor haar rekening neemt. Denk bijvoorbeeld aan tolwegen.
De laatste drie contractvormen worden wel 'moderne contractvormen' of geïntegreerde contractvormen genoemd. De contractvormen worden nader uitgelegd in het rapport 'Onderzoek bestekken en contracten binnen de gemeentelijke organisatie in de GWW sector' (2010). Een bestek kan zodanig zijn ingericht dat het eindresultaat is beschreven in functionele eisen. Dat heet een 'prestatiebestek'. Een voorbeeld voor zulke eisen voor openbare ruimte is gemaakt door CROW in het voorbeeldbestek 'Technische bepalingen kwaliteit openbare ruimte'.
Verder kennen we aanbesteden volgens 'Best value procurement' en ook bouwteams (zie de reportage 'Werken met bouwteams'). Dit is verderop uitgewerkt.
Zelf doen of uitbesteden
Een deel van de overheden heeft de vraag of ze het beheer van de openbare ruimte geheel of grotendeels uit moeten besteden of zelf moeten doen. Zelf doen maakt dat er veel invloed is op aspecten zoals inzet van medewerkers van sociale werkplaatsen en kan een hogere flexibiliteit mogelijk maken. Uitbesteden kan kostenverlagend zijn en voor de overheidsorganisatie overzichtelijker. Men kan zich tot de kerntaken en het voeren van regie beperken.
In de afgelopen jaren zijn hier onderzoeken naar uitgevoerd. Daarbij gaat het over kosten en over efficiëntie. Enkele rapporten staan hier:
- Cyber: 'RKC Onderzoek beheerorganisatie' (2012, betreft de gemeente Albrandswaard)
- Rekenkamer gemeente Oisterwijk: 'Zelf doen, Samen doen of Uitbesteden?' (2013)
- Rekenkamer gemeente Utrecht: 'Signalen uit de openbare ruimte' (2012)
Past performance
Met past performance wordt beoogd om de prestaties van de aannemer mee te nemen in de aanbesteding c.q. de uitvoering van een project. CROW is bezig met het ontwikkelen van een methodiek hiervoor. Het doel van past performance is om de verhouding tussen opdrachtgever en opdrachtnemer te verbeteren op de volgende punten:
- Klantgerichtheid van de opdrachtnemer
- Prestatiegerichtheid van de opdrachtnemer
- Zakelijke verhouding tussen opdrachtgever en opdrachtnemer
Hiertoe wordt zo objectief mogelijk gemeten hoe wordt voldaan aan deze eisen tijdens de uitvoering van de opdracht. Houding en gedrag van de opdrachtnemer zijn hierbij belangrijk.
Tijdens uitvoering van een project
Om past performance toe te kunnen passen tijdens een project, zal dit vooraf aan de opdrachtnemer duidelijk gemaakt moeten worden. Volgens CROW moeten de volgende stappen worden gezet:
- Melden bij het startoverleg: de wederzijdse verwachtingen moeten eenduidig helder worden gemaakt
- Tussentijds bespreken van de samenwerking: één of beter meerdere malen wordt tussentijds besproken hoe de samenwerking gaat. Dit wordt geobjectiveerd met behulp van beoordelingsformulieren. Deze formulieren zijn door CROW ontwikkeld. Dit doen zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer over elkaar. Het doel is tweeledig:
- Tussentijdse bijsturing en verbeteracties indien nodig
- Opmaat voor de eindbeoordeling
- Eindbeoordeling: door de opdrachtgever wordt de eindbeoordeling opgesteld. De opdrachtnemer kan op het formulier eventuele opmerkingen en kanttekeningen plaatsen
- Vaststellen beoordeling: de zogeheten 'gemandateerde ambtenaar' kan het eindoordeel zonodig ontdoen van 'discrepanties'. Dit oordeel wordt nogmaals voorgelegd aan de opdrachtnemer. Desgewenst kan hierover een gesprek plaatsvinden. Daarna wordt de beoordeling definitief gemaakt en op een website geplaatst. Andere opdrachtgevers kunnen de beoordeling dan inzien.
Bij aanbesteding
Opdrachtgevers kunnen de eindbeoordelingen gebruiken als criterium om in aanmerking te komen voor opdrachten. Vooralsnog is het zo dat de eindbeoordelingen zijn voorzien om te gebruiken voor ondershandse aanbestedingen en opdrachten één op één.
Kanttekening
Gebruik maken van hoe gewerkt is door een opdrachtnemer is een goed idee, een heel goed idee. Dat kan de kwaliteit en professionaliteit vergroten. Daarbij dient men zich rekenschap te geven dat past performance zich sterk richt tot houding en gedrag. Dat is direct gekoppeld aan samenwerking. En daarmee zijn houding en gedrag van de opdrachtgever van belangrijke invloed. Een niet professioneel uitgevoerde 'past performance' zal leiden tot langjarig grondig verstoorde relaties.
Past performance kan alleen werken als aan de volgende voorwaarden is voldaan:
- Professionale opdrachtgever en opdrachtnemer
- Eenduidige opdracht met een realistisch budget, uitvoeringstermijn en overige randvoorwaarden
- Open en constructieve samenwerking en een goede basis van vertrouwen.
De systematiek van CROW nog niet voldragen. Evenwel biedt de systematiek voldoende kansen om past performance op termijn een logisch onderdeel te laten zijn van aanbestedingen. Meer informatie is te vinden op de website www.past-performance.nl van CROW.
Best Value Procurement
Het doel van 'best value procurement' (BVP) is om voor de opdrachtgever het 'meeste waar voor zijn geld' te krijgen. Daarbij is het uitgangspunt dat de expertise van de opdrachtnemer maximaal wordt benut. Er wordt gewerkt vanuit het gezamenlijke belang. Daarmee is dit een proces van samenwerking en minder gebaseerd op management en control. Dit vergt samenwerking en transparantie en een hoge mate van professionaliteit van opdrachtgever en opdrachtnemer.
Het doel van BVP is om de beste deskundigheid in te zetten. Het vakmanschap staat centraal. Laagste prijs is veel minder belangrijk. De beste vakman zal per definitie leiden tot de laagste prijs. Doortrapte inschrijvingen zijn hier uit den boze. Dat is niet conform de uitgangspunten van transparantie en samenwerking.
Best value procurement kent vier fasen:
- Voorbereiding: projectdoelen definiëren, criteria bepalen, aanbestedingsdocument opstellen
- Beoordeling: criuciaal hierin is de 'dominante informatie'. Die staat in het risicodossier, kansendossier en de prestatie-onderbouwing. Door middel van interviews met de potentiële opdrachtnemer wordt ingeschat welke aanbieder de meeste waarde biedt voor de laagste prijs. Interviews zijn cruciaal. Hier kan de potentiële opdrachtnemer laten zien dat hij/zij de beste partij is voor de opdrachtgever
- Onderbouwing: de potentiële opdrachtgever werkt de plannen uit tot in detail. Daarbij moeten te bereiken resultaten meetbaar worden gemaakt. Gunning vindt plaats aan het einde van fase 3
- Uitvoering: de prestaties van zowel de opdrachtgever en opdrachtnemer worden gemeten. Zonodig vindt bijsturing plaats. Door deze werkvorm zijn de verantwoordelijkheden van de betrokken altijd helder.
Best value procurement werkt alleen goed als er voldoende concurrentie is. Het is voor de opdrachtnemer goed mogelijk zich te onderscheiden. De vraag van de opdrachtgever moet als een functionele eis zijn geformuleerd. De opdrachtgever moet zodanig professioneel zijn dan men zowel kan loslaten als kan samenwerken tijdens de uitvoering. Oók de opdrachtgever moet bereid zijn de prestaties transparant te maken.
Het voordeel van de opdrachtgever is: meer kwaliteit voor lagere kosten, minder onverwachte kosten en onverwachte situaties en vooral minder verschillen van inzicht tussen opdrachtgever en opdrachtnemer.
Rijkswaterstaat heeft een voorbeelddocument gemaakt: 'Inschrijvings- en beoordelingsdocument Niet-openbare procedure Best Value projecten' (2014). Dit kan gebruikt worden bij de voorbereiding van een best value procurement project.
Net als voor past performance, stelt best value procurement hoge eisen aan de professionaliteit van de partners. Ook hier geldt dat de systematiek goed kan werken mits professioneel uitgevoerd. Eveneens geldt hier dat een niet professioneel uitgevoerde 'best value procurement' zal leiden tot langjarig grondig verstoorde relaties.
Bouwteam
Een bouwteam is een samenwerking tussen minimaal 2 en normaal gesproken 3 partijen: de opdrachtgever, een aannemer en een adviseur. De praktijk is dat een opdrachtgever niet alles weet. Opdrachtgevers willen in projecten toch graag hun eigen kennis en ervaring inbrengen. Dat kan kennis zijn van de omgeving, wensen van de bewoners, gevoeligheden en natuurlijk kennis van de bodem en andere omgevingsfactoren. Opdrachtgevers kennen de historie van de locatie natuurlijk ook goed. Dat is belangrijke informatie. Ook willen opdrachtgevers graag invloed hebben op het resultaat. Dit is bij aanbesteden volgens een design & construct variant toch een stuk minder. Dan kan een opdrachtgever alleen functionele eisen geven. En voor een traditioneel RAW-bestek is het noodzakelijk om goed te weten hoe een project wordt aangelegd, uitvoeringskennis dus. Een bouwteam maakt het mogelijk om als opdrachtgever wél invloed te hebben op het resultaat en toch ook uitvoeringskennis in te brengen. Meer achtergronden over de opzet en werking van een bouwteam is te vinden in de reportage 'Werken met bouwteams'.
De rolverdeling tussen de betrokken partijen in het bouwteam is dan als volgt:
- Opdrachtgever: geeft de voorwaarden en wensen van het project aan. De opdrachtgever heeft ook het recht voorstellen goed- of af te keuren
- Aannemer: de aannemer is bekend met het soort project dat gerealiseerd moet worden en heeft daarmee aantoonbare ervaring. Deze uitvoeringservaring brengt de aannemer in in het bouwteam
- Adviseur: de adviseur is de onafhankelijke derde. De adviseur brengt ook ontwerp-kennis in. Tevens kan de adviseur onafhankelijk advies geven over zaken zoals kosten, planning, technische randvoorwaarden.
Een uitgangspunt bij een bouwteam is dat het de voorkeur heeft dat de aannemer die in het bouwteam zit, het werk ook gaat maken. Dat vraagt natuurlijk om een goede voorbereiding van een bouwteam. Het Aanbestedingsreglement Werken 2016 wordt hiervoor gebruikt en er wordt aanbesteed op basis van EMVI. Hoofdstuk 7 van het Aanbestedingsreglement Werken 2016 beschrijft een meervoudig ondershandse procedure. Die procedure gebruiken men voor het werken met bouwteams. Een bouwteam kent drie fasen, eigenlijk zelfs vier.
De fasen zijn:
- Bouwteam-overeenkomst: in de eerste stap vindt een aanbesteding plaats waarin de aannemer wordt geselecteerd
- Aanbesteedbaar contract: het product van het bouwteam is een contract dat aanbesteed kan worden (ongeacht welke aannemer)
- Uitvoering: het contract wordt uitgevoerd door de aannemer.
De vier fasen van een bouwteam. Figuur door Lex Stax
Fase 0 is een fase die vaak wordt vergeten maar toch ook zeer belangrijk is: de scope. Als opdrachtgever moet je een goed beeld hebben van de scope, wat je dus eigenlijk wilt laten realiseren. In de scope bepaal je met elkaar wat er gerealiseerd moet worden. Ook is dit de fase om te bepalen welke randvoorwaarden je daarin mee wilt nemen. Dan kunnen technische randvoorwaarden zijn (meer functionele uitgangspunten en uitgangspunten zoals de LIOR) maar ook zaken zoals duurzaamheid, social return of klimaatadaptatie.
Beheer
En dan moet er aanbesteed worden. Dat houdt in:
- Goed bepalen wát er aanbesteed moeten worden. En dat betekent:
- Omschrijving wat er aanbesteed moet worden en wel zo concreet mogelijk
- Welke tijdsplanning er aan hangt
- Welke vorm van aanbesteden van toepassing is (Europees, enkelvoudig ondershands of iets daartussen)
- Welke kosten er mee gemoeid zijn
- De beleidsmatige randvoorwaarden van de eigen organisatie (zoals bijvoorbeeld de Leidraad voor de inrichting van de openbare ruimte en het inkoop- en aanbestedingsbeleid) en dat van andere organisaties (zoals bijvoorbeeld
- Welke risico's aan het project zijn verbonden en wat de consequenties van de risico's zijn en hoe de opdrachtgever met die consequenties wenst om te gaan. Risico's kunnen vergunningtechnisch (= tijd), kostentechnisch, constructief, sociaal (weerstand vanuit betrokkenen), miliehygiënisch, uitvoeringstechnisch en ook politiek zijn.
Voor een bestek is in Nederland het RAW-bestek van CROW de meest gebruikte vorm. Het RAW-bestek is zowel geschikt voor de traditionele besteksvormen als voor geïntegreerde contractvormen.
Goede en realistische omgang met risico's is belangrijk om een project te laten slagen. Enkele documenten gaan over de omgang met risico's (niet specifiek openbare ruimte):
- Rekenkamer West-Brabant: 'Quick scan Overeenkomsten Grote Projecten Gemeente Halderberge' (2013)
- Nederlands Adviesbureau voor Risicomanagement: 'Second opinion en systematiek risicomanagement' (2011)
- Stadsdeel Amsterdam-Noord: 'Rapport Risicomanagement Projecten' (2011)
Risicomanagement is niet iets dat alleen relevant is voor grote projecten. Ook kleinere projecten kunnen daar baat bij hebben.
Aanbesteding
Er zal een document opgesteld moeten worden op basis waarvan de aanbesteding plaats kan vinden. Dat kan een RAW-bestek zijn, een BVP-aanvraag of een andere vorm van omschrijving van de werkzaamheden. Een voorbeeld van een bestek staat hier: Gemeente Deventer: 'Bestek en voorwaarden voor onderhoud openbare ruimte - grasvegetatie 2013' (2012, RAW-bestek). De Aanbestedingswet stelt eisen aan de aanbesteding. In 2013 is door het Aanbestedingsinstituut onderzoek gedaan naar hoe deze eisen bij aanbestedingen zijn toegepast in het rapport 'Langs de maatlat!''. Toen was de Aanbestedingswet nog niet ingevoerd. Nieuw onderzoek volgt.
Indien er discussie ontstaat gedurende de aanbesteding kunnen er meerdere wegen bewandeld worden. Ten eerste is dat reguliere arbitrage/rechtsgang zoals dat binnen normale aanbestedingen mogelijk is. Verder zijn er twee organisaties waar een klacht kan worden ingediend:
- Commissie van aanbestedingsexperts: Een ondernemer die deelneemt aan zo’n procedure en vindt dat de aanbestedingsregels niet goed zijn toegepast of dat hij onheus is behandeld, kan daarover een klacht indienen bij de Commissie van Aanbestedingsexperts. Omgekeerd kunnen aanbestedende diensten klagen over het gedrag van deelnemende ondernemingen. De Commissie neemt klachten alleen in behandeling:
- Indien een ondernemer eerst de aanbestedende dienst in duidelijke bewoordingen heeft geïnformeerd dat hij een klacht heeft én
- De aanbestedende dienst een -binnen de lopende aanbesteding- redelijke termijn heeft gegund om op de klacht te reageren én
- De reactie van de aanbestedende dienst niet heeft geleid tot intrekking van de klacht
De commissie is op grond van de Aanbestedingswet ingesteld bij Besluit van de Minister van Economische zaken van 4 maart 2013.
- Aanbestedingsinstituut: het Aanbestedingsinstituut heeft zich tot doel gesteld om de kwaliteit van aanbestedingen in de bouw te bewaken. Als men een fout in een aanbesteding constateert, dan ondernemen ze actie. Het instituut komt niet op voor individuele belangen, alleen het algemene belang van goede aanbestedingen. Tevens houdt het instituut statistieken bij van aanbestedingen.
Uitvoering
In de aanbesteding moet geregeld zijn hoe de uitvoering gaat:
- Wat moet er gerealiseerd worden?
- Hoe vindt toezicht plaats? Dat is in hoge mate afhankelijk van de aanbestedingsvorm. De aannemer kan bij geïntegreerde contracten het eigen toezicht doen
- Wat zijn de eisen waaraan voldaan moet worden? Die moeten in de aanbesteding eenduidig zijn vastgesteld.
Periodieke evaluatie van de uitvoering kan zinvol zijn om te toetsen of de gehanteerde werkwijze nog steeds de meest wenselijke werkvorm is. Een evaluatie kan een reden voor herbezinning op de wijze van uitvoering zijn. Hieronder staan enkele evaluaties.
- Pro Facto: 'Beheer Openbare Ruimte Noordenveld' (2012, onderzoek voor de Rekenkamercommissie Noordenveld)
- Rekenkamercommissie gemeente Horn: 'Planmatig werken nog geen gemeengoed' (2009).
Duurzaamheid
Duurzaamheid bij aanbesteden wordt steeds belangrijker. Het Ministerie van Infrastructuur en Milieu heeft in 2011 een 'Manifest professioneel duurzaam inkopen' opgesteld voor overheden (en ook prima bruikbaar voor bedrijven). Dat biedt een goed vertrekpunt om duurzaamheid mee te nemen in het beleid.
Duurzaamheidscriteria
Meer praktisch zijn documenten die Ministerie (Zowel het voormalige Ministerie van VROM als het huidige Ministerie van Infrastructuur en Milieu) heeft opgesteld die het duurzaam inkopen voor het beheer van de openbare ruimte moeten vereenvoudigen. Het betreft criteria en een onderbouwing daarvan. De criteria die betrekking hebben op openbare ruimte zijn hieronder weergegeven:
- Criteriadocument: 'Milieucriteria voor het maatschappelijk verantwoord inkopen van Civiele constructies' (2015)
- Criteriadocument: 'Milieucriteria voor het maatschappelijk verantwoord inkopen van Conserveringswerken' (2015)
- Criteriadocument: 'Milieucriteria voor het maatschappelijk verantwoord inkopen van Gemalen' (2015)
- Criteriadocument: 'Milieucriteria voor het maatschappelijk verantwoord inkopen van Gladheidsbestrijding' (2015)
- Criteriadocument 'Milieucriteria voor het maatschappelijk verantwoord inkopen van Groenvoorzieningen' (2015)
- Criteriadocument: 'Milieucriteria voor het maatschappelijk verantwoord inkopen van Grondwerken, bouwrijp maken terrein en sanering/bodemreiniging' (2015)
- Criteriadocument: 'Milieucriteria voor het maatschappelijk verantwoord inkopen van Kabels en leidingen' (2015)
- Criteriadocument: 'Milieucriteria voor het maatschappelijk verantwoord inkopen van Mobiele werktuigen uitbesteding' (2015)
- Criteriadocument: 'Milieucriteria voor het maatschappelijk verantwoord inkopen van Reiniging openbare ruimte' (2015)
- Criteriadocument: 'Milieucriteria voor het maatschappelijk verantwoord inkopen van Riolering' (2015)
- Criteriadocument: 'Milieucriteria voor het maatschappelijk verantwoord inkopen van Straatmeubilair' (2015)
- Criteriadocument: 'Milieucriteria voor het maatschappelijk verantwoord inkopen van Vaartuigen' (2015)
- Criteriadocument: 'Milieucriteria voor het maatschappelijk verantwoord inkopen van Verkeersregelinstallaties' (2015)
- Criteriadocument: 'Milieucriteria voor het maatschappelijk verantwoord inkopen van Waterzuiverinstallaties en slibbehandeling (inclusief aanschaf chemicaliën)' (2015)
- Criteriadocument: 'Milieucriteria voor het maatschappelijk verantwoord inkopen van Wegen' (2015)
- Criteriadocument: 'Milieucriteria voor het maatschappelijk verantwoord inkopen van Zware voertuigen en mobiele werktuigen - aanschaf (inclusief onderhoud)' (2015)
Verouderde criteria-documenten:
- Volledig criteriadocument: 'Criteria voor duurzaam inkopen van Openbare Verlichting (OVL)' (2011)
- Criteriadocument: 'Criteria voor duurzaam inkopen van Openbare Verlichting (OVL)' (2011)
De EMVI-methode biedt alle mogelijkheden om criteria ten aanzien van duurzaamheid mee te nemen in een aanbesteding. In de 'Handleiding duurzaam inkopen voor overheidsinkopers' (2011) van het Ministerie van IenM wordt nader ingegaan op het inkoopproces en duurzaamheid.
Aspecten van duurzaamheid
Duurzaamheid heeft betrekking op vele aspecten. Goede voorbereiding is belangrijk om tot een goede aanbesteding te komen die tot de gewenste resultaten leidt. Zie 'Ga de uitdaging aan!', 'Mogelijkheden voor duurzaamheid in Europese aanbestedingen', 'Groen kopen! Een handboek inzake groene overheidsopdrachten' (2011, Europese commissie), 'Handleiding duurzaam inkopen voor overheidsinkopers' (2011, Ministerie van Infrastructuur en Milieu). Aspecten die vaak terug komen zijn:
- Energieverbruik en CO2: Energieverbruik en productie van CO2 zijn vrijwel altijd aan elkaar gekoppeld. Door het energieverbruik onderdeel te maken van de EMVI-criteria, wordt de inschrijver gestimuleerd om energiezuinig werken te bevorderen. Zie de 'Handreiking Aanbesteden versie 3.0' en de brochure van de 'CO2-prestatieladder' die in 2012 is ontwikkeld door SKAO. De CO2-Prestatieladder is een instrument dat bedrijven helpt bij het reduceren van CO2. Opdrachtgevers die de ladder inzetten bij met name GWW-aanbestedingen belonen bedrijven die CO2-reductie serieus nemen met fictieve korting op de inschrijfprijs. Bekend op het vlak van verlichting is de opmars van LED-verlichting en intelligente verlichting die uitschakelt of dimt als het niet nodig is. Ook mobiliteit is een factor van belang betreffende energie en CO2
http://www.youtube.com/watch?v=FCHiFpG-L0Q
- Keuze voor materialen en produkten: Er komen steeds meer bouwmaterialen met een keurmerk voor duurzaamheid. Het FSC-keurmerk voor hout is het meest bekende. Zie ook 'Duurzaam inkopen van hout' (ProBos, 2011). Ook Fair Trade en Max Havelaar zijn bekend keurmerken voor duurzame producten. Er is ook de mogelijk voor gemeenten om mee te doen met Fairtrade Gemeenten
- Afval: Door de hoevelheid afval die wordt geproduceerd mee te nemen in de criteria, wordt een inschrijver gestimuleerd om zo min mogelijk afval te produceren of om afval zoveel mogelijk her te gebruiken. Afval, zoals groenafval, kan ook worden gebruikt om compost van te maken of om te zetten in energie. Zie de brochure 'Klimaatwinst door duurzaam aanbesteden van groenafval' (2010) van het Ministerie van VROM hierover en de brochure 'Inzetten op hergebruik van sloophout' (Stichting ProBos, 2013)
Beleid en duurzaamheid
Flink wat overheidsorganisaties hebben beleid gemaakt ten aanzien van duurzaam inkopen (en daarmee ook aanbesteden). Enkele voorbeelden zijn:
- Gemeente Amsterdam: 'Leidraad duurzaam inkopen 2' (2010)
- Gemeente Helmond: 'Nota duurzaam inkopen' (2013)
- Provincie Groningen: 'Handleiding duurzaam inkopen' (2010).
De provincie Limburg heeft haar beleid voor duurzaam inkopen in 2014 laten evalueren door de Rekenkamer. Zie het rapport van de Zuidelijke Rekenkamer: 'Duurzaam inkopen en Aanbesteden provincie Limburg Rapport van bevindingen' (2014).
Cradle to cradle
Cradle to cradle is een methode om zo duurzaam mogelijk te zijn. Voor aanbesteden, en dan wel voor inkopen, is door Pianoo het document 'Cradle to cradle inkopen? Hoe doe je dat in de praktijk?' (2010) opgesteld. Voor meer inzicht in de achtergronden van cradle to cradle is namens Rijkswaterstaat 'Cradle to cradle voor de gebouwde omgeving' (2012) opgesteld.
Leidraden
Door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties is de 'Leidraad verduurzamen meerjaren onderhoud van gemeentelijk vastgoed' (2013) opgesteld. Zo worden beheer en onderhoud van vastgoed duurzamer. Door Agentschap NL is het document 'Van energieambitie naar succesvolle praktijk in de duurzame stedelijke vernieuwing' (2010) opgesteld.
Kosten
Aanbesteden heeft tot doel om voor de aanbesteder een zo goed mogelijk resultaat te bereiken. EMVI geeft aan dat een goed resultaat niet alleen draait om kosten maar om eerdere aspecten. Kosten zijn evenwel heel belangrijk. Kosten zitten op de volgende plaatsen:
- Aanbesteder: voorbereiding van de aanbesteding (inclusief raming van de kosten voor de uitvoering van de opdracht), publicatie, afhandeling van de aanbesteding, uitvoering
- Inschrijvers: opstellen van een aanbieding. Een aanbieding kan eenvoudig zijn maar ook erg uitgebreid. Bij een openbare aanbesteding kan moet elke inschrijver zelf de afweging maken om wel of niet in te schrijven. Bij een ondershandse aanbesteding moet het aantal bedrijven dat wordt gevraagd om in te schrijven in redelijke verhouding tot de omvang van de opdracht staan. Zo is het niet passend om voor een opdracht van 10.000 euro 10 bedrijven te vragen een aanbieding te maken.
Wat ook bij de kosten hoort, zeker bij beheer, is het meenemen van de 'Total Cost of Ownership' (= TCO, zie ook 'Asset management'): de totale kosten van een werk, levering of dienst. Zo moeten bij een werk, ook de kosten voor onderhoud en energie worden meegenomen. Dan kan een gebouw dat goedkoop is bij de bouw, uiteindelijk toch hoge kosten met zich meebrengen voor energie en onderhoud. Ook de kosten van sloop kunnen (c.q. moeten) worden meegenomen. Een gebouw (of werk) dat eenvoudig te demonteren is in homogene materialen, zal lagere sloop- en afvalkosten hebben dan een gebouw of werk waarbij dat niet het geval is. Zie de brochure 'Wat is Total Cost of Ownership?' van de Stichting NEVI. Door te werken met TCO wordt voorkomen dat kosten naar de toekomst worden doorgeschoven. Daardoor zouden beheer- en onderhoudskosten op termijn uit de hand kunnen lopen.
De kosten voor het beheer worden ook bepaald door de gewenste beeldkwaliteit. Een hogere beeldkwaliteit, zal meer kosten voor onderhoud vragen maar mogelijk meer voordelen ten aanzien van duurzaamheid opleveren.
Ondersteuning bij aanbesteden
Aanbesteden is een vak. Zeker als aanbestedingen om grote bedragen gaan of om grote belangen, dan is de ruimte voor fouten minimaal. Als de opdrachtgever beperkte kennis heeft, dan is het verstandig om extern kennis in te huren of (al dan niet tijdelijk) iemand in dienst te nemen. Ook het verhogen van de eigen kennis door trainingen is noodzakelijk.
Een slecht voorbereidde aanbesteding zal altijd meer kosten dan de vermeende bespaarde kosten. Externe deskundigheid is voldoende beschikbaar. Ervaringen van andere organisaties zijn een nuttige aanbeveling.
Een goede adviseur heeft verstand van de juridische aspecten én van de technische kant van het aan te besteden project. Zonder deze combinatie van kennis, is de kans op missers nog steeds groot. Lees ook het interview 'Werken met bouwteams'.
Participatie
Social return
De Aanbestedingswet maakt het mogelijk (c.q. maakt het verplicht) om op meer criteria aan te besteden dan alleen de goedkoopste prijs. Het meenemen van social return bij aanbesteden wordt ook wel 'maatschappelijk aanbesteden' genoemd. Zie ook www.maatschappelijkaanbesteden.nl. Te denken valt aan:
- Inschakelen van sociaal zwakkeren
- Betrekken c.q. inzetten van burgers bij projecten
- Omstandigheden voor medewerkers bij projecten verbeteren
In de volgende documenten is daar uitwerking aan gegeven voor overheden:
- Vlaamse Overheid: 'Leidraad voor de integratie van sociale criteria in overheidsopdrachten' (2012)
- Gemeente Amsterdam: 'Leidraad social Return' (2014)
- Gemeente Dongeradeel: 'Leidraad Social Return' (2013)
- Provincie Fryslân: 'Nota duurzame bedrijfsvoering' (2009)
- Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninksrijksrelaties: 'Maatschappelijk aanbesteden' (2013)
- Zuidelijke Rekenkamer: 'Duurzaam inkopen en Aanbesteden provincie Limburg Rapport van bevindingen' (2013).
Het werk in het beheer van de openbare ruimte biedt veel mogelijkheden om uiteenlopende groepen qua kennis en ervaring in het werkproces te betrekken. Voor het vakgebied groen is hier in 2011 een studie naar verricht: 'Sociaal aanbesteden in het groen' (Bureau KLB). Deze vorm van social return kan in de aanbestedingseisen worden meegenomen. Dit wordt ook wel social return genoemd of 'social return on investment' (SROI).
Inmiddels heeft SROI voet aan de grond in Nederland. Social return kan onderdeel zijn van de EMVI-criteria bij aanbesteden. Met beheer van groen, kan zo een sociale verbinding worden gelegd. De Participatiewet verplicht gemeenten om beschutte werkplekken te creëren. De toepassing van SROI voor non-profit organisaties is onderzocht door Jasper Janssen in 'Toepassing van de Social Return on Investment methode op kleine non-profit organisaties' (2012). GGZ Nederland heeft voor de implementatie van SROI het 'Stappenplan Social Return on Investment' opgesteld.
SROI bij gemeenten in algemene zin is onderzocht door TNO in 'Inventarisatie Social Return bij Gemeenten' (2014). Het onderzoek betreft de rol van social return bij aanbesteden.
Omgevingsmanagement bij projecten
Bij ingrijpende projecten is afstemming en participatie met burgers belangrijk. Dit heet omgevingmanagement. Als bijvoorbeeld een straat wordt gereconstrueerd, dan kan de burger in verschillende stadia worden betrokken:
- Bij het ontwerp
- Bij de aanbesteding
- Bij het beheer
Bij de aanbesteding kan de omgang met de burger worden meegenomen als selectiecriterium voor een aannemer. Als een aannemer goed omgaat met de burgers, zal dit positief werken in de omgang met de burgers, de aard van eventuele klachten en de afhandeling daarvan. Door hiervoor een selectiecriterium te hanteren, wordt participatie bevorderd. Het artikel 'Openheid succesfactor bij Hellevoetsluise aanbesteding' (2009) geeft hiervan een voorbeeld.
In het aanbestedingsbeleid moet participatie een onderdeel zijn. Omgevingsmanagement sluit daar nauw op aan.
Burgertevreden en aanbesteden
Een aantal gemeenten, onder andere Dordrecht en Leusden, nemen bewonerstevredenheid mee als eis in het onderhoudscontract voor de openbare ruimte. Dit wordt 'Samenleving voorop' genoemd. Bewoners kunnen op deze manier meedenken en -helpen over en aan het onderhoud.
Aan de markt wordt gevraagd om een passende uitwerking aan de vorm van participatie (maar eigenlijk is dit ook omgevingsmanagement) te geven. Zie hierbij ook participatie en omgevingsmanagement.