EMVI als kans

Met de Aanbestedingswet 2012 en het Aanbestedingsreglement Werken 2012 (ARW) is het uitgangspunt bij aanbesteden door overheden dat er wordt gewerkt met 'EMVI tenzij....'. EMVI is daarmee is vrijwel alle gevallen verplicht. Een last of een lust? Die vraag leggen we voor aan Robert Ruiterkamp van Anacon Infra te Borculo. Robert adviseert al lange tijd opdrachtgevers over hoe meer uit EMVI te halen.

Robert: "EMVI is nu vrijwel altijd verplicht of het uitgangspunt. Als het verplicht is kan je er maar het beste de mogelijkheden uithalen die er in zitten." Dat klinkt logisch maar is het niet veel handiger om iets slims te verzinnen om toch zonder EMVI te kunnen aanbesteden? Robert moet daar een beetje om lachen: "Natuurlijk kan je soms trucs verzinnen waardoor je niet met EMVI werkt. Maar die trucs kosten soms meer tijd en geld dan een goede EMVI maken. Zie als opdrachtgever de EMVI als een kans. Haal er uit wat er in zit! Een goede EMVI werkt gewoon prettig voor iedereen."

In dat geval willen we graag weten wat een goede EMVI is.

Robert: "Een goede EMVI helpt je organisatie om de doelen van je organisatie te bereiken. Die doelen zijn veelal breder dan het ene project wat je wilt aanbesteden. Denk daarbij aan doelen zoals duurzaamheid, social return, total costs of ownership (TCO), CO2-reductie en meer beleidsdoelen die je hebt. Dan wordt een project opeens ook veel meer dan alleen de laagste prijs. Een fietspad is niet een strook asfalt maar een verbinding tussen woongebieden, ontsluiting van een natuurgebied, de weg naar scholing of misschien wel een manier om energie te winnen. Dat is een andere manier van kijken. En natuurlijk is een goede scherpe en marktconforme prijs van belang. Maar uiteindelijk wil je de meeste maatschappelijke waarde. Dan heb je vanzelf ook de beste prijs."

Maar een weg aanleggen is toch een weg aanleggen denken we? Of dat nou in Borculo, Emmen of Amsterdam is. We vragen Robert of EMVI's niet langzamerhand eenheidsworst zijn geworden? Robert: "Als je het slecht doet dan wordt het al snel eenheidsworst. Daar heb je als opdrachtgever niks aan. Maak het projectspecifiek, dan bereik je de meeste maatschappelijke waarde en heb je het voorbeeld van het fietspad scherp op het netvlies. EMVI's zijn goed als ze aan de volgende uitgangspunten voldoen:

• Sluiten aan bij het beleid (in brede zin) van de opdrachtgever. Denk aan zaken zoals duurzaamheid, hergebruik, inschakelen lokale bedrijven
• Nemen de lokale omstandigheden mee. Denk daarbij aan bodemopbouw, eventuele verontreiniging, lokale gevoeligheden en wensen, omgevingsmanagement
• Een EMVI heeft draagvlak binnen de organisatie van de opdrachtgever. Het is geen 'one man show'. Interne samenwerking en afstemming is altijd onderdeel van de voorbereiding van een EMVI.

En dat vraagt om een goede voorbereiding. Een EMVI draai je niet in een middagje in elkaar als je het goed wilt doen." 

We krijgen daarmee de indruk dat het dan een tijdrovende en kostbare toestand gaat worden. Dat is toch juist niet de bedoeling? Robert: "Nee, dat is uiteraard niet de bedoeling en dat gebeurt ook niet. Veel zaken zijn echt bekend bij de opdrachtgever en ook snel boven tafel. Denk aan beleidsuitgangspunten, technische zaken en ook de lokale aandachtspunten. Die heb je snel helder. Maar je moet ze wel benoemen en meenemen in je criteria. Even knippen en plakken van een EMVI van de buurgemeente gaat dan niet werken. Dat is wat ik bedoel met een goede voorbereiding. Een goede voorbereiding bespaart veel tijd in het overleg met de aannemer, in bijstellingen tijdens de uitvoering en daarmee ook in de kosten bij het afrekenen. Het gezegde is niet voor niets dat een goede voorbereiding het halve werk is." 

We vragen ons af of het denkbaar is dat er toch op laagste prijs wordt aanbesteed en wanneer dan? Robert: "De wet verplicht een overheidsopdrachtgever om 'EMVI tenzij' als uitgangspunt te nemen. Redenen om dat niet te doen is wanneer er geen echt onderscheidende criteria zijn. Dan heeft het geen zin om criteria te verzinnen die alleen maar tijdverlies betekenen en geen maatschappelijke waarde. Dan is laagste prijs een logische keuze. Maar ook hier geldt dat je daar goed over na moet denken. Duurzaamheid is altijd relevant maar niet altijd een geschikt EMVI-criterium. Net zoals het inschakelen van lokale bedrijven. Dus te snel naar 'laagste prijs' gaan daar kan je spijt van krijgen. Je moet die keuze goed onderbouwen en die onderbouwing moet ook als het kritisch wordt, stand houden."

Op tijd beginnen

Een aanbesteding met EMVI-criteria vraagt om een goede voorbereiding en beoordeling. De criteria die in een EMVI meegenomen worden moeten aansluiten bij het beleid en de doelen van de organisatie. Prijs zal altijd een criterium zijn dat een rol speelt. Robert: "Uiteraard kijk je bij het samenstellen van de criteria naar soortgelijke projecten. Het heeft geen zin het wiel opnieuw uit te vinden. Maar tegelijkertijd moet je aanbesteding passen bij de wensen en doelen van de opdrachtgever. Tijdsdruk is hier niet handig. Dan is een opdrachtgever, maar ook een adviseur, snel geneigd om maar een pakketje criteria te maken om op tijd te kunnen aanbesteden." 

Eenheidworst dan maar? Robert: "Dan wordt het al snel knippen en plakken. En dat is de eenheidsworst waar je als opdrachtgever niet bij gebaat bent. Zorg voor voldoende tijd voor de voorbereiding. Kijk in de planning van je projecten en kijk daarin goed vooruit. Dan kun je zelf sturen op de planning. Dat wil je en dat moet ook." 

Niveau stijgt

Inmiddels is er in Nederland al flink wat ervaring met EMVI opgebouwd. Robert ziet dan ook dat het niveau van zowel de EMVI's die worden aanbesteed stijgt, alsmede de inschrijvingen daar op. Hij noemt enkele voorbeelden. Robert: "Voor CO2 moet een aannemer echt goed aantonen dat hij minder CO2 produceert. Alleen wat roepen over de vrachtauto's is voorbij. Nu is de CO2-prestatieladder een normaal criterium. Daar werd in het verleden makkelijker mee omgegaan. Ook een bewering als "We rijden alleen met volle vrachten" is nu te makkelijk. Dat is geen serieus argument meer bij een EMVI. Kortom, verifieerbare informatie die het onderscheid maakt. Holle kreten zijn tijdverlies geworden."

Dat leidt er toe dat aannemers steeds betere plannen van aanpak indienen. Ze zijn daarin beter en creatiever geworden. Dat is ook wat met EMVI werd beoogd. Dat betekent evenwel niet dat alleen grote aannemers EMVI's kunnen winnen. Maar zonder ervaring met EMVI wordt het wel lastiger voor een bedrijf. 

Een zorgvuldig samengesteld pakket van EMVI-criteria vraagt om een zorgvuldige beoordeling. De criteria zijn bekend bij de aanbesteding en de wijze van beoordelen ook.

De indieners van de voorstellen hebben recht op een eerlijke beoordeling. Ze hebben daar immers flink wat tijd in gestopt. Robert hanteert de volgende stappen na ontvangst van de voorstellen:

1. Elke beoordelaar beoordeelt als eerst individueel de ingediende voorstellen als geheel. Niet de onderdelen van de ingediende plannen met elkaar vergelijken maar als geheel
2. De individuele scores worden binnen het team besproken. Dit leidt tot het gezamenlijke beeld van de maatschappelijke waarde
3. De maatschappelijke waarde wordt als laatste afgezet tegen de prijs. Dan is duidelijk welke indiener de meeste maatschappelijke waarde biedt per euro.

Robert licht deze aanpak toe: "Door de aanbiedingen als geheel te beoordelen, ben je gedwongen om naar de samenhang te kijken. Door alleen onderdelen met elkaar te vergelijken verlies je de samenhang van een aanbieding uit het oog. Dat werkt misschien sneller maar daar doe je de indiener mee te kort. De plannen zitten vaak slim in elkaar. Slimmer dan je soms op het eerste oog ziet. En dat zie je pas als je het geheel doorneemt en probeert te doorzien. Vervolgens bespreek je de bevindingen binnen het team. Zo zie je samen de dwarsverbanden en wordt de werkelijke maatschappelijke waarde die de aanbiedingen geven, inzichtelijk. En uiteraard vergelijk je dan ook onderdelen. Als laatste kijk je pas naar de prijs. Dat moet je goed scheiden. Anders wordt je oordeel bewust of onbewust gestuurd door de financiën. En financiën zijn bij EMVI pas in de laatste fase aan de orde."

Bij het beoordelen moet je volgens Robert ook durven waarderen. Als iets écht goed is, dan moet je een 10 durven geven en dat geldt ook voor iets dat niet klopt. Dat moet een onvoldoende krijgen. Anders dreigt volgens Robert alles te eindigen in zesjes en zevens. Dan is er geen onderscheid en heeft EMVI maar een beperkte meerwaarde.

De behaalde meerwaarde op het EMVI plan wordt omgezet in een fictieve korting. Door deze fictieve korting in mindering op de inschrijfsom te doen, ontstaat de evaluatieprijs. De inschrijver met de laagste evaluatieprijs wint de aanbesteding. Een hogere fictieve korting vergroot de kans op de opdracht. Een goed plan is daardoor zeer waardevol.

Robert: "Zo'n proces kan je altijd uitleggen aan de aanbieders. Je moet vragen achteraf hierover niet uit de weg gaan. Het gesprek aangaan leidt tot begrip en vergemakkelijkt samenwerking in de toekomst." 

Als de aanbesteding is geslaagd, heb je als opdrachtgever een aannemer geselecteerd die zin heeft in het project. De aannemer heeft daar ook goed over nagedacht. Robert: "En dat scheelt veel gedoe tijdens de uitvoering. De aannemer moet zijn eigen plan van aanpak uitvoeren en tevens zijn meerwaarde in de praktijk laten zien. Zelden is dat een probleem. Uiteindelijk is de opdrachtgever blij met een gemotiveerde aannemer. De aannemer is blij met een mooie klus. 

Evaluatie

Een punt wat volgens Robert niet vergeten moet worden is om een project te evalueren. Daar kunnen alle betrokken van leren. Een aanbesteding volgens EMVI werkt met doelen die breder zijn dan de eigen afdeling. Dat moet daarom volgens Robert ook intern worden teruggegeven. Robert: "EMVI bevordert samenwerken binnen je organisatie. Eigenlijk bestaan losse projecten niet meer." 

Duurder?

Op basis van de achterliggende jaren met EMVI is de conclusie dat projecten zelden duurder zijn vanwege de EMVI. Meestal ligt de prijs op een normaal niveau. Alleen zit er meer maatschappelijke waarde bij. In die zin vindt Robert dat projecten eerder voordeliger worden dan duurder. 

En daarmee is een goede EMVI een kans die een opdrachtgever eigenlijk niet mag laten lopen.